レッズのプレイヤーイベント実践ガイド その2

レッズのプレイヤーイベント実践ガイド その1では、プレイヤーイベントの設計の思想について書かせていただきました。その2では、具体的な構想・告知・実践・終了後の段階について書きたいと思います。

構想編

まずは、イベントの形作りから入ります。

ここでは、主催者1人で開催するカフェ系イベント(「自分のイベントで冒険者が出会い、交流のきっかけになればいい。」という目的で、チャットの場を自宅で提供するイベント、以下同じ。)の構想を例に、イベントの構想を練りましょう。

始めに、現実世界の集会を例にしながら、カフェ系イベントに必要な要素を考えましょう。

カフェ系イベントが現実の世界で一番近いイベントは何でしょうか。私は会社の忘年会をイメージしています。特に決まり事もなく、飲みながらみんなで雑談しながら盛り上がるという点で目的も合致しているからです。

さて、会社の忘年会の最低限の構成要素はなんでしょうか。以下のような流れではないでしょうか。

・開催のあいさつ
・スケジュール説明
・宴もたけなわでございますが!
・締めのあいさつ

私は、どんなプレイヤーイベントを行う場合でもこの4つは欠かせないと考えています。

開催のあいさつ

まずは、開催のあいさつです。開催のあいさつは、主催者からお客様全員へのお願いができる唯一の場であるので、イベントが順調に進行できるかどうかに影響があります。

とあるイベントでこんな現象を見かけたことがあります。そのプレイヤーイベントの主催者は、自らのイベントが自分の思いどおり進まないことをなんとかしたいと考えました。そこで、プレイヤーイベントを思いどおりに進めるため、プレイヤーイベントの告知の文章にたくさんの禁止事項を設け、自分の意図しない方向に行かないような告知文でプレイヤーイベントを登録しました。さらに、開催のあいさつも、その告知内容と同様のあいさつをし、禁止事項を周知しました。

さて、このような努力をして、参加者であるお客様に禁止事項の周知徹底が図れるのか。その答えはNOでしょう。なぜなら、プレイヤーイベントの告知内容にあらゆる注意書きを書き綴っても、現実問題として告知内容のすべてを理解できる人は主催者以外いないからです。さらにあいさつの場でそれを読み上げても、全部を理解していただける人がいないからです。

忘年会でたとえれば、あなたが参加者として忘年会に参加して、忘年会開催のあいさつで、上司が、あれもだめ、これもダメと何分間もあいさつするようなものです。それを聞いたあなたはどう思うでしょうか。おそらくこう思うに違いありません。社交辞令はいいから早く始めろよと。

一般的にこのようなあいさつは1分程度が好ましいとされています。つまり、それ以上長いあいさつをしても、お客様は聞いていないと理解して問題ありません。そして、プレイヤーイベント告知の内容も長ければ長いほど、その真意はお客様に伝わっていないと考えましょう。本当に必要なことを短い言葉で書き綴ることを重視しましょう。

さて、忘年会ではどんな内容のあいさつをするのでしょうか。1分という時間を考えるとおそらくこんな感じでしょうか。

「本日は、御出席いただきありがとうございました。これより、忘年会をはじめさせていただきます。会を通じてみなさまの交流を深めていただくとともに、一年の御苦労をねぎらう目的で開催いたしました。それでは乾杯に入らせていただきます。乾杯!」

これをプレイヤーイベントに落とし込むとどうなるでしょうか。まず、はじめのあいさつで必要な要素は、「来てくれた方へのお礼」「開催宣言」「会の開催趣旨」ですね。これを1分程度でまとめましょう。さて、あなたなりのあいさつを思いついたでしょうか。

開催のあいさつを作り方ですが、まず、あなたはどうしてこのイベントを開催したいと考えたのでしょうか。その思いを書き綴ってみましょう。参考として、あいさつ文の一例を書きます。

あいさつの一例:本日はご来場いただきありがとうございます。主催者のレッズです。自分のイベントで冒険者が出会い、交流のきっかけになればいいと思い開催しました。知らない方もいらっしゃると思いますが、皆さんで雑談できるように努力しますので、今日はよろしくお願いします。なお、この後22時55分まで皆さんで雑談していただき、55分になったら写真を撮ろうと思います。その時は声がけしますのでご協力お願いします。

たかが開催のあいさつ、されど開催のあいさつ。あいさつを考える機会に、本当にこのイベントの開催内容で、あなたの想定した目的が達成できるのか、あらためて考えてみましょう。

スケジュール説明

次にスケジュールの説明に入ります。これについては、説明不要でしょう。カフェ系イベントの場合は、雑談しかしない場合が多いので、雑談を何分までするか説明するだけで完了です。ただし、催し物をやるカフェ系イベントであれば、始める時刻をアナウンスします。

宴もたけなわですが!

その次に「宴もたけなわですが!」ですが、これは、終了前の合図で使われる言葉です。非常に便利な言葉ですので覚えておきましょう。

意味としては、「大変盛り上がっているところ申し訳ありませんが」という意味ですが、時間どおりイベントを終わらせるのに便利な言葉です。カフェ系イベントの場合、色々なところで雑談が繰り広げられており、一斉にそれを終わらせることに苦労しますが、この言葉ひとつですみます。

締めのあいさつ

最後に、「締めのあいさつ」となります。来ていただいたお客様に対して、感謝を述べ、終了を宣言しましょう。次回があるのであれば、次回予告をしても良いかもしれません。

以上が、忘年会の最小限構成を元にした4つの要素の紹介でした。この4点は、イベントを時間どおりに始めて、時間どおり終わらせるのに必要です。

応用編

さらに、カフェ系イベントの応用編として、雑談中にミニゲームを間に入れることもできます。忘年会で言えば「出し物」です。カフェ系イベントにおいて、チャットが散漫だったり、一部盛り上がってなかったり、場の空気が良くないと思ったときに提供すると、場の空気を良くするのに大きく貢献します。カフェ系イベントを行うのであれば、なにか出し物を秘密兵器として持っておくと良いでしょう。

告知編

次にイベント告知についてです。これも大切な作業になります。まず、プレイヤーイベント告知に登録する方法を書きます。

登録方法は、冒険者の広場の「交流酒場」をクリックし、その中の「プレイヤーイベント告知」をクリックし、「新しいイベントを登録する」のボタンを押すとプレイヤーイベント告知の登録画面が表示されます。

登録の内容ですが、この段階で、「開催のあいさつ」「開催スケジュール」ができあがっているはずです。それにそって書いていけば問題ありません。

プレイヤーイベントの告知は、お客様が最初にあなたと触れる接点となります。イベントの告知とはどういう形で行うものでしょうか。現実の告知を見ながら考えていきましょう。たとえば、ドラクエ10のリアルイベントである「ドラゴンクエストXよーすぴ散歩 ザ・リアル2018」では、

・イベント名
・イベント内容
・参加条件
・スケジュール
・開催場所
・注意事項
http://hiroba.dqx.jp/sc/public/sanpo

が書かれています。

一方で、プレイヤーイベント登録には、以下の要素を必ず記入しなければなりません。

・イベント名
・スケジュール
・開催場所
・参加条件
・イベント内容

比較すると、順番は異なりますが注意事項以外は全く同じ内容となっております。

参加条件と注意事項

プレイヤーイベントの告知を眺めていると、参加条件の欄に注意事項を書いている主催者が多く見受けられます。たとえば、参加条件の欄に「マナー守れる人」等を書いているイベントが該当します。

細かい話かもしれませんが、参加条件と注意事項は異なります。参加条件は、イベント参加前に参加者を限定するための条件を示すものであり、注意事項は、参加後のイベントの取り扱いについて示すものです。これらを混同しているイベント主催者が多く、参加条件に注意事項を羅列している方もいらっしゃいます。

では、注意事項を参加条件に羅列するとどうなるか、それは、条件が増えれば増えるほど、本当は参加できたかもしれない方が参加を躊躇したり、お客様に対して過度の締め付けを強要するイメージを与えたりして、結果として客足が遠のく現象が発生します。また、主催者とお客様の間に上下関係を生み出す原因にもなります。

その結果何が生み出されるか、それは主催者への反発です。参加条件とは、必要があって参加者を限定するのに使用すべきであって、参加者にダメだしする欄ではありません。

そう、プレイヤーイベントの主催者だから、お客様に対してイベントに関してなんでも条件をつけて制限できるわけではありません。条件に合うか合わないか確認できる権限もありませんし、合わなかったから拒否する権限もありません。主催者もお客様と変わらない1プレイヤーに過ぎません。

では、お客様に対して主催者はなにができるのか。それは、主催者からお客様に対して「大変申し訳ありませんが、当該イベントの趣旨から○○であるあなたは参加いただくことが出来ません。」と言うのが参加条件です。一方で注意事項は、「大変申し訳ありませんが、当該イベントの趣旨から○○行為はご遠慮願います。」と、協力を求めながらお願いするものです。参加条件は注意事項に比べて、強要度が高い分、お客様から主催者への反発を強く生みます。

参加条件と注意事項との違い、ご理解いただけたでしょうか。2つを上手く使い分けましょう。なぜここまで細かく書いたのか、それは、参加条件及び注意事項の書き方を誤るとお客様の反発を生み、それが不満となってイベント主催者とお客様との間で衝突を発生させる可能性があるからです。

イベント名・スケジュール・開催場所

残りの「イベント名」「スケジュール」「開催場所」は、そのまま書いて問題ありません。

イベント内容

最後にイベント内容ですが、事前に考えた開催あいさつをアレンジして書いて、その後にイベント時間内におけるスケジュールを書くとよいでしょう。

写真は、イベント会場をイメージしたもの、初回であれば会場の写真、二回目以降であれば、一回目のイベントの集合写真が良いでしょう。

最後に注意事項を書きましょう。ここで、マナーをはじめとした参加に当たって気を付けてほしいことを書きましょう。

告知のタイミング

プレイヤーイベントの告知のタイミングですが、形が出来たら速やかに行いましょう。登録が早ければ早いほど閲覧されるチャンスが増え、お客様も増えます。

実践編

「プレイヤーイベントは、90%の準備と10%の本番で出来ている。」

これが私のプレイヤーイベントにおける座右の銘です。したがって、プレイヤーイベント当日における実践については、準備に比べて重要ではないと考えておりますが、ここでは、プレイヤーイベントの実践である当日の動きを書いてみました。

準備も万全、開催のあいさつも無事作成し、あとは当日を迎えるだけです。さあ、○月△日22時にあなた主催のカフェ系イベントが始まります。

イベント開始前

まず当日本番を迎えるわけですが、イベント主催者においては、イベント開始時刻である22時よりも前からイベントは始まっています。そう、イベント主催者は、時間より前から参加してお客様を待ち構えなければなりません。

もし、お客様が来たとき誰もいなかったら、「イベントないのかな?」と、不安にさせ、最悪帰ってしまうかもしれません。イベント主催者は、お客様が来る前にいるのが理想ですが、少なくても5分前にはイベント会場にいるようにしましょう。

開始前にイベント会場で待ち構えて、イベント会場に来たお客様1人1人にあいさつをしましょう。定刻より前にくるお客様は、ぎりぎりに来るお客様よりもイベントを楽しみにしているお客様です。丁寧に対応しましょう。時間ぎりぎりでお客様が多く1人1人あいさつするのが難しい場合は、後述のイベント開催のあいさつで代替してもかまいません。

イベント開始

定刻になったら、お客様を集めて主催者からあいさつとスケジュールの説明をします。内容としては、事前に作成済みのあいさつ原稿をチャットしましょう。

立ち位置

イベント中の主催者の立ち位置についてですが、主に2通りあります。イベントに合わせて適宜選択しましょう。

1つ目は、全体が見渡せる位置に立つことです。これは、周りの状況を見ながらイベントを進行していくことができるので、イベントを滞りなく進めたい主催者向けです。

2つ目は、イベント会場の入り口近くで待ち構える位置に立つことです。入り口に立つことで、新しいお客様と帰るお客様に確実に対応できるメリットがあります。これは、イベント中に人の出入りが激しいイベントの主催者向きの対応です。

イベント中の接客

カフェ系イベントの「キモ」は、接客です。主催者がどれだけ多くのお客様と接客できるのかも大事ですが、一番大事なことは、初めて参加するお客様を、カフェ系イベントのチャットの輪の中にスムーズに入れるようにできるのかです。

カフェ系イベントの常連のお客様は、イベントの楽しみ方を知っているので接客しなくてもイベントを楽しんでいただくことは可能ですが、初めてのお客様のほとんどが、どうやってカフェ系イベントを楽しめばいいのかわからない方です。カフェ系イベントで一番多いお客様の不満は、イベントに行ったけど話の輪の中に入れなかったという不満です。

したがって、主催者はイベント内でどういう話の輪が出来ているのか常にチェックする必要があります。そして、輪に入れなかった人がいたら、主催者自身が話しかけ、知らない人同士で会話ができるように仲立ちします。カフェ系イベントでは、初めてきたお客様へのフォローを第一に考えて動きましょう。

次に、お客様同士の会話を聞きながら、話題が途切れたときにさっと話題提供ができると会話が弾みます。人間、自分のペースで話ができると満足する性質がありますので、お客様に話をしてもらうことは満足度につながります。カフェ系イベントの接客の基本は、お客様に主導権を渡しつつ途切れないように話を続ける話術です。簡単に言えば「聞き上手」です。

はじめは、知らない人同士で会話をすることになるので、接客する側もお客様も緊張しています。緊張している状態だとなかなか楽しい会話に入ることが出来ません。つまり、緊張を解すことが第一目標となります。

お客様の素性がわかっているのであれば、その話をするとお客様の緊張感を解きほぐす効果があります。つまり、お客様の事前情報あるなしで接客の難易度が大きく変わります。まずはお客様の名前、フリーコメント、冒険日誌等でお客様の情報を集めましょう。

「○○で有名な××さんですよね。」と言えたら、つかみは完璧です。○○の話をすればスムーズに入れます。

聞き上手な接客をするためには、相手に話をさせつつ質問する接客が基本形となります。話し始めは、確認に近い質問、相手が答えやすい質問にしましょう。プライベートな質問や答えにくい質問は避けましょう。

ここで気をつけることは、相手に話をさせるのが基本なのですが、話し始めをお客様にさせるのは避けましょう。なぜなら、ゲストであるお客様に気を遣わせることになるからです。接客の口火を切るのは、常に主催者からです。

お客様の緊張がなくなり心が打ち解けてくれば、以下のような兆候が見られます。

・返事が早くなる
・お客様の話が長くなる
・お客様からプライベートな話が出てくる
・悩みを相談される

このような兆候を引き出すことを目指しましょう。

お客様によっては、接客が上手くいかないこともあります。そういう状況になると、話を途切れさせて、お客様から話題を切り出させるような気まずい状況を作りがちです。接客が上手くいかないときは、無理に固執せず、ひとまずお別れのあいさつをして別のお客様の接客に入るのも手です。

最後に、お客様の数にも寄りますが、1人1人来てくれたお客様にあいさつまわりができるといいでしょう。

イベント終了に向けて

雑談の時刻が到来したら「宴もたけなわでございますが!」と言って、雑談を区切って、最後のあいさつをしましょう。

その後、みんなで集合写真を撮りましょう。この写真は、あとで主催者の冒険日誌を書くときに使います。また、お客様が、当該イベントを冒険日誌に書いていただけるのなら、その際にも使われるので必ず撮りましょう。

以上で、カフェ系イベントは終了になります。

終了後編

イベント終了後は、お礼の冒険日誌を書くとよいでしょう。その写真には、最後に撮った集合写真を使いましょう。

あとは、冒険日誌を検索して、自分のイベントのことを書いていただいたお客様にお礼のコメントをつけましょう。

以上がカフェ系イベントの開始から終了までの流れです。いかがでしょうか。参考になりましたか。

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